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Cancer Street
109 Impact of Organisational Conditions on the surgical safety checklist' use: The case of oncology
  1. Fourcade Aude1,
  2. Grenier Catherine2,
  3. Bourgain Jean-Louis1,
  4. Blache Jean-Louis3,
  5. Sarini Jérôme4,
  6. Wiart Eric5,
  7. Bussieres Emmanuel6,
  8. Rosay Hervé7,
  9. Minvielle Etienne1
  1. 1Institut Gustave Roussy, Villejuif Cedex, France
  2. 2Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre Le Cancer, Paris Cedex 13, France
  3. 3Institut Paoli Calmettes, Marseille, France
  4. 4Institut Claudius Regaud, Toulouse Cedex, France
  5. 5Centre Oscar Lambret, Lille Cedex, France
  6. 6Institut Bergonié, Bordeaux Cedex, France
  7. 7Centre Léon Bérard, Lyon Cedex 08, France
  1. Correspondence to Fourcade Aude, Chargée D'études, Inserm U750-Cermes, Institut Gustave Roussy, 39, rue Camille Desmoulins, Villejuif Cedex 94805, France; aude.fourcade{at}igr.fr

Abstract

Background, objectives The French High Authority of Health mandates the use of a surgical safety checklist from the first of January 2010. Through this checklist, the goal is to reduce the incidence of perioperative complications.

We make the following hypothesis: for ensuring the effectiveness of its use, the checklist can be conceived as a management tool that must be studied in connection with the working organisation in which it is inserted.

A study on this topic is carried out in collaboration with the Cancer Treatment and Research Centres (multidisciplinary working group).

It aims are twofold:

  • To identify the organisational conditions for an optimised application of the checklist in the centres,

  • To construct a shared evaluation system on perioperative safety.

Objective 1 Analysis of the Organisational Conditions of the checklist's use (October 2009–March 2010)

Setting Twenty Cancer Treatment and Research Centres

Method A qualitative analysis for identifying problems encountered and solutions locally adopted.

Three types of problems are defined ex ante, related to:

  • The checklist itself

  • Specific conditions of application

  • The scope of undesirable events that can be prevented

Data collection

  • experiences' feedback through the working group

  • interviews (key-actors into the centres)

  • an audit (questionnaire administrated to the 20 centres).

Data processing will be done according to the rules of vertical and axial coding.

Objective 2 Developing a common assessment of the perioperative safety:

Three methods are considered:

  • through indicators:

    • application rate of the checklist,

    • reported adverse situations rate and the procedures for their evaluation

    • complications with the procedures for their evaluation

  • elaborating a case by case study for analysing undesirable events or errors proved,

  • the safety culture

This pilot phase will only describe the type of indicators that can be developed.

Results in terms of clinical impact Organisational Conditions for an optimised application of the checklist: the complete results will be presented on April 2010. Some examples of identified problems are listed above.

They are related to:

  1. The check-list:

    • –Orality in the presentation of items

    • –Yes/no answers without nuance

    • –Items that can be misinterpreted (checking/process description)

    • –Incomplete instructions

  2. The specific conditions of application:

    Lack of time: check list unused

  3. The scope of prevention

  4. Undesirable events

Different solutions can be considered. A synthesis of these solutions will be presented, stressing how they are shared by the 20 centres.

A design of a set of indicators will also be submitted.

Discussion, conclusion From an operational perspective, this study will enable:

  • an adaptation of the checklist,

  • the achievement of a manual for an effective implementation,

  • the establishment of a set of indicators assessing the perioperative safety.

Limits If an impact study of the checklist on the perioperative complications is not conducted, the initial stages including the tool's appropriation and the indicators' construction are necessary pre-requisites for a future impact assessment.

Lessons learned Checklists are management tools that are inserted into a working organisation composed of multiple actors. During the phase of implementation, it is important to understand the relationship between its intended effect—reducing the incidence of perioperative complications through improvement of communication-, and the real practices. Without this clear understanding, the effect may not occur; and the use of the tool can become bureaucratic.

Message For an effective use of a tool (like the safety surgical check-list), the staff must be involved in its design phase and Organisational Conditions must be taken into account in order to be coherent with the expected goal.

Contexte, objectifs La Haute Autorité de Santé rend obligatoire l'utilisation d'une check-list opératoire au 1er janvier 2010. Cette dernière a pour fonction de réduire l'incidence des complications péri-opératoire en favorisant les échanges d'informations entre les membres du bloc opératoire.

Nous faisons l'hypothèse que l'atteinte de cet objectif dépend des conditions organisationnelles dans lesquelles la check-list, compris comme un outil de gestion, s'insère.

Une recherche est conduite en collaboration avec des professionnels de la cancérologie (groupe de travail pluridisciplinaire) sur ce thème.

Ses objectifs sont doubles

  • Identification des conditions organisationnelles pour une application optimale de la check-list au sein des centres,

  • Construction d'un dispositif d'évaluation commun relatif à la sécurité péri-opératoire.

Ses objectifs sont doubles

Objectif 1 Etude des Conditions organisationnelles de l'application de la Check-list (Octobre 2009-Mars 2010)

Lieu 20 centres de lutte contre le cancer

Méthode Analyse qualitative identifiant les difficultés rencontrées et les solutions adoptées localement.

Trois types de difficultés identifiées a priori relatives:

  • à l'outil (check-list),

  • aux conditions d'application spécifiques,

  • à l'objectif d'utilisation.

Données collectées:

  • retours d'expérience (groupe de travail)

  • entretiens avec des personnes-clés des centres

  • résultats d'un mini audit par questionnaire (20 centres).

Traitement des données Selon les règles de codage vertical et axial classiques.

Objectif 2 Elaboration d'un dispositif commun d'évaluation de la sécurité péri-opératoire

Trois modes d'évaluation envisagés:

  • par indicateurs:

    • taux d'application de la check-list,

    • taux de situations indésirables rapportées et les modalités de leur évaluation

    • complications avec les modalités de leur évaluation

  • par études de cas des évènements porteurs de risque ou des erreurs avérées,

  • par la culture de sécurité

Cette étude s'attachera à considérer uniquement le type d'indicateurs qui peut être développé.

Résultats en termes d'impact clinique Conditions organisationnelles optimisant l'application de la check-list (les résultats complets seront présentés en avril 2010). A titre d'exemple, sont présentées des difficultés déjà identifiées:

  1. Outil (check-list):

    • –Oralité dans la présentation des items

    • –Structure sans nuance des réponses (oui/non)

    • –Items pouvant être mal interprétés (vérification/description)

    • –Caractère incomplet du mode d'emploi

  2. Conditions d'application spécifiques:

    Manque de temps: check-list non appliquée

  3. Objectif d'utilisation:

    • Impossibilité pour la check-list de prévenir tous les risques (événements indésirables)Des solutions seront également exposées en soulignant leur caractère partagé ou local. Des résultats seront aussi présentés sur le dispositif d'évaluation de la sécurité péri-opératoire.

Discussion, conclusion Cette étude permettra de mieux appliquer la check-list par:

  • une adaptation de la check-list,

  • la réalisation d'un mode d'emploi,

  • le développement d'un set d'indicateurs évaluant la sécurité péri-opératoire.

Limites Une étude d'impact de la check-list sur la sécurité péri-opératoire n'a pas été menée. Mais l'analyse des conditions organisationnelles garantissant un emploi optimal de l'outil et le développement d'indicateurs sont des pré-requis indispensables à une telle analyse.

Leçons apprises La check-list est un outil de gestion qui s'insère dans une organisation du travail composée d'acteurs. Il convient de comprendre la relation entre l'effet attendu, défini par les promoteurs, et les pratiques réelles. Sans cette compréhension, l'outil risque de devenir bureaucratique et de perdre son usage opérationnel.

Message Pour qu'un outil soit utilisé efficacement, il faut impliquer le personnel dans sa construction et tenir compte des conditions organisationnelles qui garantissent une cohérence avec l'objectif attendu.

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