Context, purpose The increased number of patients treated in outpatient medical oncology units impacts significantly on the number of chemotherapy compoundings delivered by the pharmacy department. A pilot project (PROCHE: Chemotherapies Optimisation Program) based on the anticipation of the medical validation of patients' chemotherapy sessions, through a specialised call-center, demonstrated an improvement of patients healthcare. This program has obtained the approval of the CNIL (Authority in charge of databases confidentiality) and uses software data encryption.

Program description, implementation, monitoring elements Each patient is called by a nurse from the call center 2 days before his arrival in HDJ. During the call, the nurse fills a clinical questionnaire. Biological results faxed by the laboratories are also collected. With these information, the oncologist validates postpones or cancels the chemotherapy course the day before. When validated, the pharmacy prepares the chemotherapy compoundings if stable the day before too, which reduces the waiting time for patient the day of his treatment. To assess the relevance of this model, the average time of stay of patients in HDJ, the comparative loss in terms of preparation not administered and the ability to reallocate seats left vacant by the cancellation of treatment were assessed before and after the implementation of this new organisation.

Results in terms of clinical impact The average time-being of patients was statistically reduced: 247 min to 203 min (p<0.001), this represents an average of 44 min gain per patient. The amount of preparations destroyed during a month before the program implementation represents a relative loss of 2.3% (26 not administered on 1 795, which represents 9,780€ for a monthly cancer drugs budget of 421,570€). If we consider a month after the program implementation, 13 preparations were destroyed on 1626, which represents a loss of 1.5% (5 815€ for a total budget of 393 306€). There is a clear trend in favour of the new strategy (anticipating the medical validation of chemotherapy) with a statistically significant financial gain (p<0.001). This difference is not significant if we consider the number of destroyed preparations for the two periods (p>0.05). During 5 months (February–June 2009), 55 seats have been reallocated among the 99 slots available. This corresponds to a reallocation rate of 56% (34%–68%). The cost of a chemotherapy session in an outpatient unit is 459€. The reallocation provides an extra revenue of 5000€ per month. A projection over the whole 2009 year can let us expect an extra revenue of 60 000€.

Discussion—Conclusion This new organisation was able to absorb the growing activity without extra-staff at the pharmacy and the medical oncology departments. Apprehensions regarding the risk of an increased not administered preparation have been removed. The collection of clinical patient data permitted us to develop and implement a database of adverse events according to the CTC-NCI (Common Toxicity Criteria) classification. It provides a retrospective assessment of the occurrence of the adverse events chemo-induced. Finally, the ability to reallocate available slots let us expect a possibility to increasing the activity without extra-staff. This will lead to a source of additional revenue for the hospital knowing that hospital budget is directly linked to the level of its activity.

Contexte, objectif L'augmentation du nombre de patients accueillis en hôpital de jour d'oncologie médicale impacte significativement sur le nombre de préparations de chimiothérapies effectuées par la pharmacie. Une expérience pilote d'anticipation de la validation médicale des chimiothérapies (PROCHE: Programme d'Optimisation des Chimiothérapies), mise en place grâce à un centre d'appels spécialisés, permet d'améliorer l'efficience de la prise en charge du patient à toutes les étapes de la chaîne de soins. Ce programme a obtenu l'accord de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) et utilise un logiciel de cryptage des données.

Programme: description, mise en œuvre, éléments de suivi Chaque patient est appelé par une infirmière spécialisée du centre d'appel deux jours avant sa venue en HDJ. Celle-ci complète un questionnaire clinique et recueille le bilan biologique auprès du laboratoire d'analyse médicale de ville. Grâce à ces informations, le médecin valide, reporte ou annule la cure de chimiothérapie prévue le lendemain. En cas de validation, la pharmacie prépare les chimiothérapies stables la veille ce qui permet de supprimer le délai d'attente du patient. Afin d'évaluer la pertinence de ce modèle, le temps moyen de séjour des patients en HDJ, les pertes comparatives en terme de préparation et la capacité à réaffecter les places laissées vacantes par des annulations de cure ont été évalués avant et après la mise en place de cette nouvelle organisation.

Résultats en terme d'impact clinique Le temps de séjour moyen des patients en HDJ a été statistiquement réduit: 247 minutes à 203 minutes (p<0.001) soit 44 minutes de gain en moyenne par patient. Le bilan des préparations détruites, lors du « mois témoin », sur les 1 795 préparations réalisées indique que 26 ont été détruites, soit 9 780€ sur 421 570€ du budget mensuel d'anticancéreux soit une perte relative de 2,3%. Lors du « mois avec anticipation », 13 préparations ont été détruites sur 1 626 réalisées soit une perte relative de 1,5% (5 815€ de perte pour un budget global de 393 306€). Il y a une nette tendance en faveur de la nouvelle stratégie (anticipation de la validation médicale des chimiothérapies) avec en particulier un gain en terme financier statistiquement significatif (p<0.001). Cette différence n'est toutefois pas significative si l'on considère le nombre de préparations détruites pour les deux périodes (p>0.05). Durant cinq mois (février à juin 2009), 55 places ont été réaffectées sur les 99 créneaux libérés. Ceci correspond à un taux de réaffectation moyen de 56% (34% - 68%). Le coût d'une séance de chimiothérapie en HDJ étant de 459 €, cette réaffectation constitue une recette moyenne complémentaire de 5 000 € par mois. Une projection sur la totalité de l'année 2009 permet d'envisager une recette supplémentaire de 60 000 €.

Discussion—Conclusion Cette organisation a permis d'absorber l'activité croissante en hôpital de jour sans recourir à du personnel supplémentaire dans le service clinique et à la pharmacie. Les appréhensions quant au risque de pertes accrues de préparation ont pu être levées. Le recueil clinique des données patient s'avère précis dans la mesure où une base de données des effets indésirables recensés et côtés selon l'échelle du CTC-NCI a été élaborée et mise en place. Elle permet une évaluation rétrospective de la survenue des évènements indésirables chimio-induits. Enfin, la possibilité de réaffecter des créneaux libérés permet d'envisager une augmentation de l'activité, source de recettes complémentaires pour l'hôpital dans le cadre du financement du budget des hôpitaux fondé sur la tarification à l'activité.